Krishanteringsplan

Upprättad 2015-04-27

Allmänt

Denna krishanteringsplan har tagits fram, diskuterats i och fastställts av Active Divers styrelse. I samband med framtagandet av planen har också samtliga instruktörer läst och diskuterat innehållet i dokumentet. Som utgångspunkt för planen har använts Riksidrottsförbundets Krishanteringsplan [1] som tillhandahålls på svenskidrott.se [2].

Detta dokument ska finnas tillgängligt på hemsidan, samt i en flyttbar Krishanteringspärm som alltid ska vara med vid klubbens aktiviteter. Ansvariga instruktörer ser till att så är fallet. Planen revideras årligen i samband med klubbens årsmöte. I pärmen ska också uppdaterade uppgifter finnas om telefonnummer till klubbens styrelsemedlemmar och instruktörer; samt en journal med dokumenterade händelser/insatser (bilaga 1).

Denna krishanteringsplan vänder sig till alla som är aktiva i Active Divers, i synnerhet de som har ett instruktörs-, styrelse- eller annat ledningsansvar inom föreningen. En ledstjärna som gäller för alla i föreningen, inklusive föräldrar till barn och ungdomar som är aktiva, är att på alla sätt, vid varje tillfälle och i varje situation agera för att undvika en kris. Med ”kris” avses i detta dokument olyckor, skador, tillbud där någon person är i fara, trakasserier, och övergrepp.

All verksamhet i Active Divers utgår från säkerhetsaspekter. Alla Active Divers instruktörer är utbildade i säkerhethetsfrågor särskilt förknippade med fridykning. Dessutom måste alla som tränar fridykning, oavsett ålder, inom ramen för sin fridykarutbildning också lära sig säkerhet, hjärt-/lung-räddning, bogsering av livlös person/räddning ur vatten mm. Active Divers har ingen särskilt utsedd krishanteringsgrupp; föreningens ordförande eller annan särskilt utsedd person är ytterst ansvarig för eventuella kontakter med media i händelse av kris. Därutöver är den/de instruktörer som är ansvariga vid enskilda aktiviteter ytterst ansvariga för krishanteringen i samband med dessa aktiviteter.

Syfte

Krisplanens syfte är att:

Skapa en krismedveten beredskap inför oväntade allvarliga händelser för att minimera risken för kaos och fler olyckor.
Omhänderta dem som drabbats av olyckor eller andra allvarliga händelser så effektivt och humant som möjligt.
Motverka stress för inblandade att genom snabbt och tydligt agerande minimera risken för spekulationer.

Viktiga telefonnummer och andra kontaktuppgifter

Larm: 112
Tolvåkersbadet adress: Landskronavägen 24, Löddeköpinge (att uppge för eventuell ambulans/andra utryckningsfordon)
Närmaste akutsjukhus
- Lund: 046 17 10 00
- Kristianstad: 044 309 10 00
- Helsingborg: 042 406 10 00
Närmaste vårdcentral
- Löddeköpinge: 046 – 275 21 50; öppet vardagar 8.00-17.00
Polis, ej brådskande: 114 14
Jourhavande präst i kommunen: Ring 112 och be att få bli kopplad till jourhavande präst
BRIS: 116 111
POSOM-grupp (psykiskt och socialt omhändertagande) i Kävlinge kommun: 046 73 90 00
SOS International (vid händelser utomlands) A/S Nitivej 6 DK-2000 Frederiksberg, Denmark +45 70 10 50 50, sos@sos.dk

Utomhusaktiviteter

För alla Active Divers utomhusaktiviteter gäller följande förberedelser:

Utse ansvarig en ansvarig ledare som vid en eventuell olycka fördelar arbetet med att t ex ringa 112, sätta in första hjälpen, notera händelseförlopp, lugna deltagare, möta utryckningsfordon med mera (se vidare under avsnittet Svårare olycka eller dödsfall).
Utse en ställföreträdande ledare.
Utse samlingsplats.
Deltagarlista (inkl. ledare) med eventuella sjukdomar och närmaste anhörig  och var denne kan nås.
Notera uppgifter om närmaste vårdcentral, telefon nr, öppet tider (för mindre skador).
Notera uppgifter om närmaste akutsjukhus (för övriga skador).
Kolla att alla kan ”adressen”, och vet var de är.
Minimera riskerna – kontrollera platsen som valts för aktiviteterna.

Krisen kommer

Inom ramen för Active Divers verksamhet och aktiviteter finns det en mängd olika risker, och kriser som kan inträffa. De råd och riktlinjer som finns i detta dokument ska ses som generellt vägledande i olika situationer som kan uppstå, men i varje situation måste agerandet anpassas till de specifika omständigheter som råder.

Första insatsen

En person ansvarar för arbetsfördelning och utser:

En eller två personer som tar hand om den skadade (välj dem med mest  vårdkunskap). Lämna inte den skadade ensam!
En person larmar och möter uttryckningen. Följande uppgifter ska lämnas när du larmar:
- Vem är du som ringer och vilket telefonnummer ringer du från?
- Vad har hänt?
- Hur många är skadade och hur allvarliga är skadorna?
- Var har det hänt, d v s vart ska räddningspersonal bege sig?
- Om platsen är svår att hitta för räddningspersonalen: var kan du möta  dem och visa vägen? Var möts ni om det är terräng utan bilväg? Tänk på att helikopter och båtar kräver särskilda landningsplatser. Lämna deltagarförteckningen (se förberedelser) till räddningspersonalen.
- När hände det?
En tar hand om de övriga i gruppen och informerar vad som hänt.
En tar hand om eventuell press (bilaga 3) och polis.
En följer med transporten till olycksplatsen.
En följer med transporten till sjukhus.
Informera ansvariga hemma, samt anhöriga.

Arbets- och ansvarsfördelningen ovan måste anpassas efter den uppkomna situationen och antalet deltagare/ansvariga på plats.

Möte om vad som hänt

Samla alla krisansvariga (styrelsemedlemmar/instruktörer) och börja med att fastställa vad som säkert kan konstateras har hänt. Besluta om vad som ska göras, av vem, när och tid för uppföljning.

Skriv protokoll vid mötet.
Starta en journal över alla händelser och insatser.
Utvärdera och följ kontinuerligt upp insatserna.
Informera öppet, sakligt och tydligt.
Vid olyckor kontaktas polisen som har informationsansvar gentemot  allmänheten.

Insatser efter olycka eller dödsfall

Samla deltagarna/gruppen på en plats där ni får vara ifred och informera så sakligt och uttömmande som möjligt om vad som har hänt.
Ge god tid för frågor och samtal. Ge alla som vill en möjlighet att komma till   Förvänta dig inte att alla ska reagera på samma sätt. Var tolerant.
Förbered deltagarna på att det är vanligt och normalt med reaktioner efteråt. Uppmana dem att berätta för sina föräldrar/anhöriga vad som hänt så att de kan förstå eventuella efterreaktioner. Uppmana dem att tala om händelsen med anhöriga.
Om det är övernattning: Kalla till återsamling direkt på morgonen dagen därpå.
Informera andra ansvariga i klubben (t.ex. ordförande) om vad som hänt så att informationen kan spridas; avgör om en pressträff behövs och/eller om pressmeddelande ska gå ut.
Vid olycka kontakta anhöriga, klubbledare, och förbund. Vid dödsfall är detta en uppgift för polis eller sjukhus.
Stöd stödjarna; allvarliga händelser kan ta hårt på krafterna.
Ordna dryck och förtäring, ev varma filtar (om utomhus).
Ställ in träning men samlas istället för att bearbeta händelsen.
Följ de drabbade hem, låt inte drabbade cykla själva eller köra bil.
Vid dödsfall är det polis eller sjukvården som ska kontakta närmast anhörig.  Kontakta anhöriga när det är bekräftat att de har fått dödsbudet.
Vid dödsfall utomlands ska UD kontaktas; ta även hjälp av svensk ambassad  om sådan finns i närheten. Diskutera behovet av präst eller annan hjälp för krisbearbetning.
Låt sådant som påminner om den som har avlidit vara orört för en tid framåt.  Stoppa inte undan föremål i tron att de ökar sorgearbetet – resultatet kan bli  det motsatta. Ritualer är viktiga i sorgearbetet.

Efterbearbetning

Håll kontakten inom gruppen, både aktiva och ledare.
Håll koll på varandra; en person som inte hör av sig kanske har klarat krisen bra, men ”frånvaron/tystnaden” kan också bero på djup kris som orsakar. Var observant på tecken på krisreaktioner (bilaga 2).
Stötta varandra.
Håll kontakten med anhöriga.
Diskutera insatserna med alla inblandade och notera nya åtgärder.

Utvärdering

Ett par veckor efter att krisen/olyckan är över utvärderar föreningens ansvariga/inblandade. Exempelvis kan någon intervjua de inblandade personerna i förväg. Gå igenom journalen/dokumentationen av händelsen och sammanfatta händelserna. Värdera insatserna. Gå igenom intervjuerna. Diskutera hur krisplanen fungerade, saknades något? Revidera vid behov krisplanen. Kontrollera att uppföljningssamtal och stödinsatser fungerar.

Checklista/lägesrapport vid akut händelse

Bilaga 1

(skriv också på baksidan om utrymmet inte räcker)

1. Vad har hänt?

____________________________________________________________________________________________________

2. Är polis, räddningstjänst eller ambulans underrättad/tillkallad?

____________________________________________________________________________________________________

3. När hände det? Datum och tid

____________________________________________________________________________________________________

4. Var någonstans hände det?

____________________________________________________________________________________________________

5. Vilka är inblandade?

____________________________________________________________________________________________________

6. Har några skadats, omkommit? Vilka?

____________________________________________________________________________________________________

7. Vart har de transporterats?

____________________________________________________________________________________________________

8. Är anhöriga underrättade?

____________________________________________________________________________________________________

9. Namn och telefonnummer till ledare som var med på olycksplatsen?

____________________________________________________________________________________________________

10. Hur är situationen just nu?

____________________________________________________________________________________________________

11. Denna händelse är dokumenterad av/datum (namn och tidpunkt)

____________________________________________________________________________________________________

Krisreaktioner

Bilaga 2

När man utsätts för en mycket svår påfrestning, en traumatisk händelse, är det vanligt och helt normalt att reagera med en s k psykisk kris. En psykisk kris tar olika lång tid för olika personer att komma igenom, men det är en övergående process.  Inom kris- och katastrofpsykologin har man på senare år delat upp reaktionerna i akuta reaktioner och efterverkningar:

Akuta reaktioner: Chockreaktioner kan variera i tid från ett ögonblick upp till några dagar efter händelsen.  De kännetecknas av ett förändrat tillstånd av medvetande – både det som hänt och det som händer tycks overkligt. Man värjer sig mot att ta in det som hänt i medvetandet.

Andra vanliga reaktioner är obeslutsamhet, ilska, förvirring och gråt. Kroppsliga symtom kan vara yrsel, illamående och hjärtklappning. Ofta förvrängs minnesbilden och tidsuppfattningen. Kontakten med omgivningen kan försvåras.

Efterverkningar kan komma omedelbart efter chocken men också fördröjas väsentligt.

De kan dyka upp flera veckor eller månader efter den traumatiska händelsen. Ofta tonar efterreaktionerna ut efter tre till fyra veckor – under förutsättning att man har fått möjlighet att bearbeta händelsen.

Exempel på vanliga efterverkningar:

Påträngande minnen av händelsen
Insomningssvårigheter, sömnrubbningar, mardrömmar
Minnes- och koncentrationssvårigheter
Trötthet, nedstämdhet, depression, ångest
Skuld- och skamkänslor
Fobiska reaktioner (vågar t ex inte åka buss efter bussolycka)
Återupplevelse av tidigare traumatiska händelser
Förhöjd vaksamhet, ständig alarmberedskap
Stark vrede, överspändhet
Ändrade livsvärderingar
Störningar i arbets-, vänskaps-, och familjerelationer
Kroppsliga stressreaktioner som hjärtklappning, huvudvärk, magont, yrsel,  svettningar

Massmediekontakter

Bilaga 3

I en kris sätts organisationen på stora prov. Det kan kännas ovidkommande och oviktigt att i en svår stund behöva tänka på massmedierna. Kom då ihåg att ni som ansvarar för föreningen/förbundet är språkrör för er organisation. Att inte bry sig om massmedierna i en kris kan ge utrymme för spekulationer som försvårar situationen. Ni har också ett ansvar för organisationens trovärdighet. Kom ihåg att det finns ett ömsesidigt beroende mellan er och journalisterna. Respektera journalisterna och inse att de har sina roller.

Ett dödsfall är det värsta som kan drabba de inblandade men för föreningen/ förbundet kan andra saker vara värre ur ett massmedieperspektiv. Därför är det mycket viktigt att förbereda sin organisation på vilka händelser som kan drabba den ur ett massmedialt perspektiv.

Generella råd:

Informera – propagera inte.
Spekulera aldrig – tala bara om fakta.
Erkänn det uppenbara, erkänn det negativa – det skapar förtroende. Berätta  vad ni gör för att lösa problemet eller andra aktuella åtgärder.
Fatta dig kort.
Vill du inte besvara en fråga – förklara varför. Säg aldrig: ”inga kommentarer”.
Sätt in händelsen i ett perspektiv – till exempel: ”Detta är allvarligt, men kom ihåg att det är mycket sällsynt med denna typ av olyckor i vår idrott.”
Diskutera med jämna mellanrum tänkbara kriser ur ett massmedieperspektiv. Identifiera tänkbara frågor och kom överens om svaren. På så sätt skapas en god beredskap när krisen slår till.

När journalisten ringer

Fråga efter källan om det rör sig om en olycka eller ett dödsfall. Om journalistens uppgift är en nyhet för dig: uttala dig inte förrän du själv har haft möjlighet att kontrollera uppgiften. Skaffa respit genom att be att få återkomma efter att du undersökt uppgifterna. Även om du ”vet” vad du skall säga är det en god regel att be att få ringa upp om journalisten om fem-tio minuter.

Fundera under tiden över och ordna:

Vad vill journalisten?
Är du rätt person att intervjua, ska du samråda med någon annan?
Vad vill du få ut: fakta, budskap, argument.
Skriv stolpar.
Ha fakta tillgängliga.
Undvik fackspråk.
Tänk på att radio- eller teveintervjuer oftast bara är en och en halv minut. Förbered dig på att kortfattat hinna säga det viktigaste.

Berätta för journalisten om:

Kunskap hos inblandade – erfarenhet, säkerhetsutbildning etc.
Säkerhetsrutiner.
Personlig säkerhetsutrustning om sådan finns.
Anläggningens övriga säkerhet.
Gärna något om tidigare incidenter/olyckor av liknande slag och lärdomar av dessa.
Ange kontaktpersoner med telefonnummer (helst mobilnummer).

Fyra frågor från journalisten:

Händelseförloppet – lämna inte ut namn, kontakta anhöriga först.
Orsak och skuld – var försiktig, felaktiga slutsatser kritiseras i efterhand.
Säkerhet – hur var säkerheten tillgodosedd i det aktuella fallet?
Konsekvenser av olyckan – “Kommer ni att stoppa dessa moment?”, “Kommer ni att höja åldern för att få delta i …?” “Är det inte dags att ändra reglerna nu?”

TV- och radiointervjuer är oftast s k ”enoch”, d v s en och en halv minut; det kräver koncentrerade uttalanden. Tänk därför på:

Säg det viktigaste först, kort och koncist.
Var ärlig.
Säg aldrig något ”off the record”, det vill säga nämn inte saker för en  journalist som du egentligen inte vill offentliggöra. För journalisten  väger nyhetsvärdet tyngre än eventuell lojalitet mot dig.
Upprepa gärna ditt huvudbudskap i slutet av intervjun.
Be att få läsa artikeln/höra inslaget före publicering. Du har rätt att få ta del av citat. Journalisten kanske inte anser sig ha tid med att ringa och ge dig citatet och då har du att välja mellan att inte uttala dig eller att lita på journalisten.

Underrätta övriga inblandade i föreningen/förbundet, om ditt uttalande.

Pressmeddelanden

Ta initiativ! Är det ”kris” startar snart mediadrevet. Skriv gärna ett kort, första meddelande och visa att mediekontakterna inletts. Vänta inte på att få fram fakta och svar på alla frågor. Återkom några timmar senare med ytterligare meddelande. Behåll initiativet – även om journalister ringer. Du bestämmer när meddelandet skall gå ut.

Ta fram underlag

Vad har hänt? Händelseförlopp, personskador, materiella skador.
Vad är viktigt att berätta? Säkerhet. Konsekvenser.
Varför hände det? Var försiktig med orsak och skuld.
Vilka fakta (statistik mm) finns?

Tänk på att informera internt innan ni går ut externt. Är alla ansvariga inom föreningen informerade? Vet de som uppges som kontaktpersoner att journalister kan komma att ringa? Har alla i styrelsen fått besked?

Skicka pressmeddelandet i första hand till TT men också till förbundets/föreningens alla övriga presskontakter. Därigenom får alla redaktioner samma information samtidigt, vilket minskar intresset för ”kvällstidningsrubriker” som lätt uppstår när någon är ensam om en nyhet.

TT (www.tt.se): faxnummer: 08-651 53 77, 651 53 88 (centralredaktion), 08-653 74 21(sport), e-post: info@tt.se.

När pressmeddelandet har gått ut

Tänk på att ett pressmeddelande ofta följs av kontakter med journalister. När de ringer är det viktigt att lämna samma svar (ditt huvudbudskap på tio sekunder) som i det skriftliga underlaget. Leta inte fram nya fakta. Se ovan ”När journalisten ringer”.

Anteckna journalisternas frågor och svara på dessa i nästa pressmeddelande. Det är bättre att skriva ytterligare ett pressmeddelande efter några timmar än att lämna besked vid varje telefonsamtal, det ökar risken att det ”slinker” ut olika uppgifter.

Samordna olika aktörer

Vid olyckor med till exempel flyg eller tåg är även andra aktörer inblandade. Då uppstår en mer komplicerad informationsstruktur, ni är inte ensamma om att tolka förlopp och andra viktiga moment. Om polisen kopplas in kommer även de att utfrågas av massmedia. I dessa fall är det viktigt att respektera varandras roller men att också fråga de andra organisationerna om hur de hanterar frågan. Håll varandra underrättade om massmediekontakter och uttalanden.